Il codice meccanografico è un codice composto da 8 caratteri alfanumerici, ha valenza statistica e viene rilasciato alle imprese che svolgono abitualmente un´attività commerciale con l´estero di scambio merci o servizi, e che rispondono ai seguenti requisiti:
•sede legale o l'unità locale nella provincia
•regolare denuncia d'inizio attività al Registro Imprese
•in regola con il pagamento del diritto annuale
Il codice non costituisce un'abilitazione o autorizzazione ad operare con l'estero, ma attesta semplicemente che l'operatore opera abitualmente con l'estero. Normalmente è richiesto dalle banche, secondo le disposizioni dell'Ufficio Italiano Cambi (UIC), per la compilazione delle Comunicazioni valutarie statistiche (Cvs).
Il Ministero delle Attività Produttive (oggi Ministero dello Sviluppo Economico), con la circolare n. 3576/c del 6 maggio 2004, ha non solo rinnovato profondamente le caratteristiche del rilascio del codice meccanografico, ma ha anche stabilito nuove regole per il mantenimento del codice stesso (convalida annuale). Le disposizioni prevedono che il codice meccanografico sia attribuito solo alle imprese con i sopraindicati requisiti. Tale codice comparirà anche sulla visura camerale dando all'impresa la possibilità di essere identificata come "ditta operante con l'estero".
Italiancom
I dati raccolti dalla Camera di Commercio attraverso l’assegnazione del codice meccanografico confluiscono nella banca dati nazionale denominata Italiancom (Italian companies around the world). Italiancom rappresenta un archivio sempre aggiornato, utile sia per conoscere gli altri operatori economici che lavorano sul mercato internazionale, sia per farsi conoscere da potenziali partners, fornitori o clienti.
Convalida annuale
Entro il 31 dicembre di ogni anno le imprese in possesso del codice meccanografico devono effettuare la convalida annuale, consentendo l’aggiornamento della propria posizione nella banca dati Italiancom. Nel caso in cui l’impresa non provveda, la stessa verrà classificata come sospesa nella banca dati e non comparirà più negli elenchi Italiancom. Si evidenzia che, per poter comunque comparire in questi elenchi, è necessario che il legale rappresentante firmi sempre il consenso all’utilizzo dei dati da parte della Camera di Commercio.
E’, altresì, possibile richiedere la convalida dopo la scadenza pagando i relativi diritti di segreteria arretrati ( 3 euro per ogni anno di convalida arretrata da effettuarsi a mezzo PagoPa).
Le imprese che non operano più con l’estero in modo abituale e che non intendono effettuare la convalida annuale per mantenere la propria posizione in Italiancom, sono invitate a chiedere la cancellazione del codice meccanografico inviando una comunicazione via pec o a mezzo posta, firmata dal legale rappresentante.
Come si richiede
L'assegnazione e la convalida del codice meccanografico, per cui è sempre necessaria la firma digitale del legale rappresentante dell’impresa, può essere
Alla richiesta, in entrambe le modalità, occorre allegare documentazione comprovante la qualifica di operatore abituale con l'estero ossia, secondo i casi:
1. Se è richiesto per l’attività di scambio prodotti o servizi: fotocopia di almeno una fattura di importazione o esportazione relativa all'anno in corso di importo superiore a € 12.500;
2. Se è richiesto per la costituzione di una succursale all’estero: fotocopie di atti costitutivi, di visure camerali all'estero o altri certificati che attestino una permanenza stabile all’estero o l’esistenza di una sede all’estero;
3. Se è richiesto per l’apporto di capitale in società estere o da società: i protocolli di intesa, i contratti di franchising, gli statuti o altri documenti che attestino una partecipazione o un accordo con società estere.
ISTRUZIONI PER LA RICHIESTA ON-LINE
• Per gli utenti TELEMACO: è sufficiente collegarsi al sito www.registroimprese.it e, dopo aver proceduto con l’autenticazione con SPID/CIE/CNS, accedere alla sezione Sportello Pratiche e scegliere l'area Sportello pratiche/Pratiche per le Camere/Altri adempimenti camerali> Imprese operanti con l'estero
• Per chi NON è ancora utente TELEMACO: è necessario, preventivamente, sottoscrivere una registrazione gratuita al servizio Telemaco utilizzando SPID/CIE/CNS. In tal caso occorre collegarsi al sito www.registroimprese.it e procedere alla registrazione dalla sezione "Registrati", optanto per il profilo completo "Consultazione + richiesta certificati + invio pratiche". Successivamente, autenticandosi con SPID/CIE/CNS, si potrà accedere all'invio telematico della pratica, seguendo i passi descritti al punto “Per gli utenti TELEMACO”. Per consentire l’addebito degli importi relativi ai diritti di segreteria ed alla tariffa di spedizione occorre procedere con il versamento nel borsellino elettronico disponibile sulla propria scrivania telematica.
Deve essere inviata da un indirizzo p.e.c. dell'impresa all’indirizzo cciaa@le.legalmail.camcom.it la seguente documentazione (sia in caso di assegnazione del codice meccanografico che di convalida annuale):
Documentazione comprovante la qualifica di operatore abituale con l'estero (indicata al punto “Come si richiede”)
Copia del versamento dei diritti di segreteria da effettuarsi attraverso la piattaforma PagoPa
Fotocopia leggibile del documento di identità del richiedente (titolare d'impresa ovvero legale/i rappresentante/i)
N.B. Le dichiarazioni poste sul modulo ed i successivi aggiornamenti hanno valore di dichiarazione resa di fronte a pubblico ufficiale, con le conseguenti responsabilità del dichiarante in merito al loro contenuto.
Costi, tempi e modalità di rilascio dei documenti per l'export è possibile consultare l'apposita pagina.